sHRark Jobs: candidate pool terms & privacy

1. Who is responsible for your data

When you join the pool, your data is controlled by sHRark (the operator providing this service under the sHRark brand; formal company registration details are available on request and in our written confirmations). For a specific recruitment run by an employer, that employer is responsible for its own hiring process. For anything about your data you can always reach us at privacy@shrark.com.

2. What joining the pool means

When you submit your profile, your CV and the details you provide (such as name, contact, location, experience, expected pay, availability, and your preferences) go into the shared sHRark Jobs candidate pool. Our matching engine compares your profile with open roles at companies that hire through sHRark, so you can be introduced to relevant opportunities without applying to each one separately.

3. Why we use your data, and on what basis

We use your data on the basis of your consent (to keep your CV in the pool for the stated window and to match your profile with relevant roles) and on the basis of our legitimate interest in running, securing, and improving the service. Providing your data is voluntary; if you do not provide it, we simply cannot match you. You can withdraw your consent at any time, which does not affect anything we did lawfully beforehand.

4. How matching and AI work

Your profile is analysed automatically (AI) to suggest where it may fit, and a person reviews those suggestions before anything moves forward. The final decision to talk to you or hire you is always made by the employer. This is decision-support. It is not a solely automated decision that produces a legal or similarly significant effect about you on its own. You can always ask to speak to a person at privacy@shrark.com.

5. Your privacy: nobody sees you without your yes

Employers first see only an anonymous match summary, never your name or contact details. Your identity is shared with a specific employer only after a match and after we contact you to confirm you still want to take part. Nobody is shown without your explicit yes, so it is safe to leave your CV even if you are only quietly looking. Companies that use the pool are verified, and every CV is reviewed before it can be matched.

6. Where your data is kept, and security

Your data is stored on Azure infrastructure in the EU (currently Sweden Central) unless agreed otherwise in writing. Access is controlled, files are stored privately, and data is isolated per organisation. We never sell your data, and we never use it to train AI models for other companies.

7. How long we keep your profile

We keep your profile in the pool for up to 12 months, or for the retention window you choose if the form offers one (6, 12, or 24 months), and remove it afterwards, or sooner if you ask. You can update or withdraw your data at any time, including from the private management link we give you when you join.

8. Your rights

You have the right to access your data, to correct it, to have it deleted, to restrict or object to its processing, to receive a copy in a portable format, and to withdraw your consent at any time. You also have the right to lodge a complaint with a data-protection supervisory authority; in Poland, the President of the Personal Data Protection Office (Prezes UODO). To use any of these, email privacy@shrark.com.

9. The details you give us

Please share only accurate information that you have the right to share, normally your own CV and details. Do not upload someone else's personal data without their permission. This keeps the pool trustworthy for everyone.

10. If we introduce you to an employer

If sHRark introduces you to an employer and that introduction leads to a conversation, then for 6 months from the introduction you agree to let sHRark know before you start working directly for that employer (as an employee or contractor). This is simply so we can keep track of introductions we made. It costs you nothing and does not limit which jobs you can take. Any service fee for a successful hire is a matter between sHRark and the employer, not you.

11. No guarantee, and we are not your employer

Joining the pool does not guarantee a match, an interview, or a job. Matching is decision-support for employers, who make their own hiring decisions. These terms do not create an employment relationship between you and sHRark.

12. Liability

To the extent permitted by law, sHRark is not responsible for hiring decisions made by employers, or for indirect or consequential loss. Nothing in these terms limits any liability that cannot be limited under applicable law (including liability for your statutory data-protection rights).

13. Changes, governing law, and contact

We may update these terms; the date above shows the latest version, and where a change is material we will ask you to agree again. These terms are governed by Polish law, and disputes are subject to the courts of Warsaw, Poland, without affecting any mandatory consumer protections you have where you live. Questions: privacy@shrark.com.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Gdy dołączasz do puli, administratorem Twoich danych jest sHRark (podmiot świadczący tę usługę pod marką sHRark; pełne dane rejestrowe udostępniamy na żądanie i w naszych pisemnych potwierdzeniach). W konkretnej rekrutacji prowadzonej przez pracodawcę to on odpowiada za swój proces. W każdej sprawie dotyczącej danych napisz na privacy@shrark.com.

2. Co oznacza dołączenie do puli

Gdy prześlesz swój profil, Twoje CV i podane dane (np. imię i nazwisko, kontakt, lokalizacja, doświadczenie, oczekiwania finansowe, dostępność, preferencje) trafiają do wspólnej puli kandydatów sHRark Jobs. Nasz silnik dopasowania porównuje Twój profil z otwartymi ofertami firm rekrutujących przez sHRark, dzięki czemu możesz zostać przedstawiony odpowiednim ofertom bez aplikowania do każdej z osobna.

3. Po co i na jakiej podstawie używamy danych

Przetwarzamy Twoje dane na podstawie Twojej zgody (aby trzymać CV w puli przez podany okres i dopasowywać profil do trafnych ofert) oraz na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w prowadzeniu, zabezpieczaniu i ulepszaniu usługi. Podanie danych jest dobrowolne; bez nich po prostu nie możemy Cię dopasować. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, co nie wpływa na to, co zgodnie z prawem zrobiliśmy wcześniej.

4. Jak działa dopasowanie i AI

Twój profil jest analizowany automatycznie (AI), aby zaproponować, gdzie może pasować, a człowiek sprawdza te propozycje, zanim cokolwiek pójdzie dalej. Ostateczną decyzję o rozmowie czy zatrudnieniu zawsze podejmuje pracodawca. To wsparcie decyzji. Nie jest to decyzja podejmowana wyłącznie automatycznie, wywołująca wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne. Zawsze możesz poprosić o kontakt z człowiekiem: privacy@shrark.com.

5. Twoja prywatność: nikt nie zobaczy Cię bez Twojego „tak”

Pracodawca najpierw widzi tylko anonimowe podsumowanie dopasowania, nigdy Twojego imienia ani danych kontaktowych. Twoja tożsamość trafia do konkretnego pracodawcy dopiero po dopasowaniu i po tym, jak skontaktujemy się z Tobą, by potwierdzić, że nadal chcesz brać udział. Nikt nie jest pokazywany bez Twojego wyraźnego „tak”, więc możesz bezpiecznie zostawić CV, nawet jeśli rozglądasz się po cichu. Firmy korzystające z puli są weryfikowane, a każde CV jest przeglądane, zanim trafi do dopasowania.

6. Gdzie trzymamy dane i bezpieczeństwo

Twoje dane przechowujemy na infrastrukturze Azure w UE (obecnie Sweden Central), o ile pisemnie nie ustalono inaczej. Dostęp jest kontrolowany, pliki są przechowywane prywatnie, a dane są izolowane per organizacja. Nie sprzedajemy Twoich danych i nie używamy ich do trenowania modeli AI dla innych firm.

7. Jak długo trzymamy Twój profil

Trzymamy Twój profil w puli do 12 miesięcy albo przez wybrany przez Ciebie okres, jeśli formularz daje taki wybór (6, 12 lub 24 miesiące), a potem go usuwamy (lub wcześniej, jeśli o to poprosisz). Dane możesz w każdej chwili zaktualizować lub wycofać, także z prywatnego linku do zarządzania, który dostajesz przy dołączeniu.

8. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania, przeniesienia danych oraz wycofania zgody w każdej chwili. Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego; w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Aby skorzystać z tych praw, napisz na privacy@shrark.com.

9. Dane, które nam podajesz

Podawaj wyłącznie prawdziwe informacje, do których masz prawo, zwykle własne CV i dane. Nie wgrywaj danych osobowych innej osoby bez jej zgody. Dzięki temu pula pozostaje wiarygodna dla wszystkich.

10. Jeśli przedstawimy Cię pracodawcy

Jeśli sHRark przedstawi Cię pracodawcy i to przedstawienie doprowadzi do rozmowy, to przez 6 miesięcy od przedstawienia zgadzasz się poinformować sHRark, zanim zaczniesz pracować bezpośrednio dla tego pracodawcy (jako pracownik lub współpracownik). Chodzi tylko o to, abyśmy mogli prowadzić ewidencję dokonanych przedstawień. Nic Cię to nie kosztuje i nie ogranicza, jaką pracę możesz przyjąć. Ewentualne wynagrodzenie za udane zatrudnienie to sprawa między sHRark a pracodawcą, nie Twoja.

11. Brak gwarancji i brak stosunku pracy

Dołączenie do puli nie gwarantuje dopasowania, rozmowy ani pracy. Dopasowanie jest wsparciem decyzji dla pracodawców, którzy sami podejmują decyzje rekrutacyjne. Niniejszy regulamin nie tworzy stosunku pracy między Tobą a sHRark.

12. Odpowiedzialność

W zakresie dozwolonym prawem sHRark nie odpowiada za decyzje rekrutacyjne pracodawców ani za szkody pośrednie lub następcze. Żadne z postanowień nie ogranicza odpowiedzialności, której nie można ograniczyć zgodnie z obowiązującym prawem (w tym Twoich ustawowych praw do ochrony danych).

13. Zmiany, prawo właściwe i kontakt

Możemy aktualizować ten regulamin; data powyżej wskazuje najnowszą wersję, a przy istotnej zmianie poprosimy Cię o ponowną zgodę. Regulamin podlega prawu polskiemu, a spory rozstrzygają sądy w Warszawie, bez uszczerbku dla bezwzględnie obowiązujących praw konsumenta w miejscu Twojego zamieszkania. Pytania: privacy@shrark.com.